Information om persondatabehandling – VØLUND A/S

Brug af personoplysninger

VØLUND tager beskyttelsen af personoplysninger alvorligt, og ligesom med vores produkter, arbejder vi målrettet og struktureret for at sikre, at VØLUND lever op til sine forpligtelser i medfør af persondatalovgivningen og i overensstemmelse med principperne for lovlig behandling af personoplysninger, implementerer og overholder de vejledninger og den praksis, der kommer på området, herunder fra Datatilsynet og det Europæiske Databeskyttelsesråd, samt træner vores medarbejdere i at være opmærksom på og overholde principperne for lovlig behandling af personoplysninger.

I forbindelse med vores almindelige drift, vil vi behandle personoplysninger om eksempelvis kunder, potentielle kunder, samarbejdspartnere, leverandører, kandidater og ansatte.

Denne information om persondatabehandling er målrettet dig, som af den ene eller anden grund er i berøring med VØLUND som potentiel kunde, kunde, samarbejdspart, leverandør eller fordi du søger ansættelse hos os. I de forbindelser vil vi behandle personoplysninger om dig.

Andre er velkomne til at læse med.

Dataansvarlig

Dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
Vølund A/S
CVR-nr: 32938108
Industrivej Nord 7B
7400 Herning
Danmark
(”VØLUND”)

Generelt

I forbindelse med indgåelse af aftale om og i forbindelse med levering af vores services og ydelser, eller når du søger ansættelse hos os, vil vi behandle oplysninger om dig eller oplysninger, som kan identificere dig (personoplysninger).

Det ligger naturligt for os at respektere dig og dit privatliv, hvorfor vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Så udover tilsagn om fortrolighed og tavshedspligt, behandler vi dine personlige oplysninger i overensstemmelse med lovgivningen og på den måde, som vi har vedtaget i denne information.

Kun relevante og nødvendige personoplysninger

Vi har fokus på karakteren og omfanget af personoplysninger, og hvordan vi bedst beskytter dem. Derfor indsamler og behandler vi kun personoplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til et fastsat legitimt og sagligt formål. Vi prioriterer, at vi ikke indsamler flere personoplysninger, end der er nødvendige for at opnå det formål.

Vi kan dog være forpligtet i henhold til lovgivningen at indsamle og behandle visse personoplysninger.

Kun saglige og legitime formål

Vores indsamling og behandling af personoplysninger sker udelukkende til saglige og legitime formål. Vi anvender ikke dine personoplysninger til andet formål end det, som personoplysningerne oprindeligt er indsamlet til, eller til nye formål, som har tæt sammenhæng med det oprindelige.

Skulle vi alligevel finde det nødvendigt anvende personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, vil det ske i det omfang det er lovligt. Vi vurderer i denne sammenhæng også, om brugen af personoplysningerne til det nye formål ligger inden for dine forventninger, og om det kan have negative konsekvenser for dig.

Kun når vi må

Vores indsamling og behandling af personoplysninger sker udelukkende i henhold til et lovligt behandlingsgrundlag (hjemmel), som det er angivet i persondatalovgivningen. Kun når en af disse grunde er tilstede, må vi behandle dine personoplysninger.

Kun inden for særlige områder, eksempelvis markedsføring, vil vi anvende samtykket som behandlingsgrundlag. Derfor kan vi undtagelsesvist have brug for at indhente dit samtykke til at behandle personoplysninger om dig.

Vi kontrollerer og opdaterer dine personoplysninger

Da vores drift er afhængig af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, har vi fokus på, at de personoplysninger, som vi behandler, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sikrer os, at personoplysninger om kunder og kontaktpersoner er opdaterede ved med passende intervaller at orientere os eksempelvis på LinkedIn om eventuelle stillingsskift.

Hvis vi modtager direkte besked fra en kontaktperson om, at denne stopper i jobbet, vil vi sørge for at opdatere vores oplysninger. Den hidtidige kontaktperson vil derefter ikke behandles som sådan, men oplysninger om den fratrådte kontaktperson vil stadig kunne behandles i overensstemmelse med vores generelle principper om potentielle kunder, se ovenfor.

Vi beder dig også om, at du også selv oplyser om relevante ændringer i dine personoplysninger.

I nogle tilfælde kan vi have brug for at indhente og sammenstille personoplysninger fra tredjepart, eksempelvis fra offentlige myndigheder og private aktører. I så fald oplyser vi herom i denne skrivelse eller ad hoc, medmindre du allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen eller oplysningerne er nødvendige for at opfylde vores aftale med dig. Det kan også undtagelsesvist være, at din interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Da vores produkter og serviceydelser kun er henvendt til personer over 18 år, vil vi ikke have personoplysninger tilknyttet vores kunder mv., der vedrører en identificeret eller identificerbar person under 18 år. I så fald vil de pågældende oplysninger blive slettet.

Søger du om ansættelse, praktik, lærlingetilknytning eller lignende og er du under 18 år, så vil vi tage et særligt hensyn til det. Se nærmere under afsnittet om ansøgere.

Hvem deler vi personoplysninger med

Vi kan dele eller videregive personoplysninger om dig med tilknyttede selskaber i den koncern, som VØLUND er eller eventuelt bliver en del af, samt med vores leverandører og samarbejdspartnere, som har brug for personoplysninger i forbindelse med, at vi kan levere vores ydelser, eller som på anden måde bistår os. VØLUND er en del af NIBE-koncernen.

Det kan eksempelvis være rådgivere, samarbejdspartnere eller andre kunder. Vi vurderer altid, om vi må videregive dine personoplysninger.

Såfremt vi anvender andre virksomheder (leverandører og lign.) til behandling af personoplysninger under vores instruks og på vores vegne, indgår vi databehandleraftaler, som nærmere regulerer denne leverandørs behandling af personoplysninger på vores vegne.

Du kan ved henvendelse til os få at vide, hvilke databehandlere, der har personoplysninger om dig.

Vi vil også videregive personoplysninger, hvis det kræves i henhold til lov, retskendelse, lovpligtig indberetning eller tilsvarende bindende juridisk forpligtelse.

Vi overfører kun personoplysninger til behandling inden for EU og EØS eller til en international organisation, som vi mener kan yde tilstrækkelig beskyttelse af dine personlige oplysninger og der foreligger et lovligt overførselsgrundlag.

Endelig kan vi videregive dine personoplysninger til en eventuel køber, som måtte erhverve aktiver fra VØLUND.

Sletning

Vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til indsamlingen og behandlingen af de pågældende personoplysninger.

Opbevaringsperioden kan derfor variere afhængig af det pågældende formål, og kriterierne for sletning omfatter bl.a., hvor længe vi skal bruge de personlige oplysninger for at opfylde de kontraktmæssige forpligtelser, garantiforpligtelser, reklamationsrettigheder, samt om vi er underlagt en forpligtelse til at opbevare oplysningerne i en vis periode i henhold til dansk ret. Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedure, som tjener til at kunne sikre personoplysningers integritet og robusthed.

Du har i særlige situationer ret til at bede om at blive slettet, se nærmere under afsnittet om rettigheder.

Sikkerhed

Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger vedrørende fortrolighed og informationssikkerhed, der beskytter de indsamlede personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt, ændret, uautoriseret offentliggjort, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi kan dog ikke garantere, at beskyttelsen er 100%, og udefrakommende kan lykkes med at bryde vores beskyttelsesforanstaltninger, selvom vi gør alt hvad vi kan for at undgå det.

Vi har fastsat regler for, at adgang til personoplysninger fysisk og systemmæssigt begrænses til de kollegaer, som har et arbejdsrelateret behov for adgang hertil, og som har modtaget undervisning og instruktion i behandling af personoplysninger. Alle medarbejdere hos VØLUND er omfattet af en tavshedspligt og fortrolighed i medfør af vores ansættelseskontrakter.

Personoplysninger i fysisk form eller på bærbare datamedier (USB o. lign.) opbevares aflåst, når de ikke er i brug, mens personoplysninger i digital form er beskyttet af adgangskontrol, personlige adgangskoder, backup-system samt opdaterede firewalls og anti-virusbeskyttelse.

Vi har også proces for håndtering af eventuelle sikkerhedsbrud og underretning herom til dig og Datatilsynet.

Ændring

Det kan blive nødvendigt for os at ændre brugen af personlige oplysninger, eksempelvis på grund af den digitale udvikling. Vi forbeholder os derfor ret til at ændre denne informationsmeddelelse. Er der tale om væsentlige ændringer, vil vi, hvis det er muligt, sørge for at du får besked om ændringerne.

Optimering af brugeroplevelsen – cookies

Vores hjemmeside anvender cookies og lignende teknologier til at indsamle og behandle oplysninger om vores besøgendes brug af vores hjemmeside og services. Ønsker du at vide mere om vores brug af cookies og lignende teknologier, kan du læse herom i vores cookiepolitik som du finder på vores hjemmeside.

Kontakt

Hvis du ønsker mere viden om, hvordan VØLUND behandler dine personoplysninger, kan du kontakte os på mail data@volundvt.dk. Du kan også ringe til os på +45 96949708 eller via vores hovednummer.

Mere information

Er du ansøger til en stilling, lærling, praktikant eller lign, læs videre her: Særlig information til ansøgere mv.

Er du kunde eller kontaktperson hos en kunde, samarbejdspart eller leverandør læs videre her: Særlig information til kunder, leverandører og kontaktpersoner

Vil du vide mere om reglerne for behandling af personlige oplysninger, kan du finde yderligere information på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk.

Rettigheder

Persondatareglerne giver dig som registreret nogle rettigheder. Dem kan du læse mere om her: Information om rettigheder