Privatlivspolitik for Vølund Varmeteknik A/S – jobansøgere, lærlinge, praktikanter mv.

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
Vølund Varmeteknik A/S
CVR-nr: 32938108
Industrivej Nord 7B
7400 Herning
Danmark

2. Brug af personoplysninger

I forbindelse med din ansøgning, vil vi behandle en række personoplysninger om dig.

Vi behandler kun personoplysninger om dig som er relevante og tilstrækkelige til brug for vurderingen af dig til en stilling, lærlingeplads, elevplads, praktikplads mv. hos os.

Det er som udgangspunkt almindelige personoplysninger, som du enten har oplyst i forbindelse med din ansøgning, eller det kan være personoplysninger, som du selv har offentliggjort eksempelvis på LinkedIn. Det kan også være oplysninger relateret til dine arbejdsopgaver, faglige og personlige kompetencer, performance, personlige fremtræden og samarbejdsevner.

Derfor har vi som udgangspunkt ikke brug for at modtage, og vil ikke indsamle andet end, almindelige personoplysninger om dig eller andre. Medmindre du udtrykkeligt bliver bedt om det, er der derfor en række oplysninger, som du ikke skal give os, hverken via dit CV eller når du giver oplysninger til os på anden måde.

Først og fremmest skal du ikke sende os følsomme personoplysninger. Følsomme personoplysninger er oplysninger om religion, race, politisk overbevisning, fagforeningsforhold, etnisk oprindelse, seksuel orientering, helbredsoplysninger, samt biometriske og genetiske data.

Dernæst skal du ikke sende dit personnummer eller dokumenter, hvor dit personnummer optræder. Vi har ikke brug for de sidste fire cifre i dit personnummer i forbindelse med ansøgningsprocessen.

Vi vil heller ikke have oplysninger om lovovertrædelser eller straffedomme, medmindre vi specifikt efterspørger dem i forbindelse med ansættelsesprocessen – det kan være nødvendigt med en straffeattest, men det vil du blive orienteret om i givet fald.

3. Kategorier af personoplysninger

Vi vil derfor alene behandle almindelige personoplysninger om dig, som typisk vil være:

• Navn
• Køn
• Adresse
• Telefonnummer
• Fødselsdato
• E-mailadresse
• Alder
• Foto
• Fritidsinteresser
• Kurser og uddannelsesmæssig baggrund
• Oplysninger om nærmeste familie
• Bopæl
• Personprofil test (logisk og personprofil test)
• Tidligere beskæftigelse
• Lønmæssige forhold
• Kopi af eksamenspapirer
• Noter og beskrivelser fra møder og/eller samtaler
• Arbejdserfaring
• Arbejdskompetencer
• Oplysninger knyttet til almindelige korrespondance i forbindelse med ansættelsesforløbet.

Ansøger du om at blive lærling, elev eller praktikant, kan vi også have brug for at kende dit fagforeningsmæssige tilknytningsforhold. Det skal du i givet fald oplyse efter anmodning.

4. Kilder

Vores primære kilde til oplysninger om dig vil i første omgang være de personoplysninger, som du selv har sendt til os, har offentliggjort på et socialt medie, eksempelvis LinkedIn, eller andre offentligt tilgængelige kilder.

Vi kan også modtage navneforslag fra vores medarbejdere, kunde og samarbejdsparter, og derefter afdække den persons faglige kompetencer, arbejdserfaring og lignende almindelige personoplysninger til brug for vurdering af personens egnethed til jobbet.

Når vi har vurderet din ansøgning mv., vil vi i første omgang kun indhente yderligere personoplysninger direkte fra dig via telefon og evt. et interview. Det drejer sig eksempelvis om dine lønforventninger, din faglighed, dine kompetencer og lignede arbejdsfaglige spørgsmål.

Skulle det blive nødvendigt at indhente personoplysninger om dig fra andre, eksempelvis referencer, vil det typisk ske sidst i processen.

Vi vil alene kontakte referencer, som du selv har oplyst til os og dermed har givet samtykke til, at vi kontakter den eller de pågældende. Vi vil kun fra referencer indhente de relevante og nødvendige almindelige personoplysninger om dig til brug for vurderingen af dig som kandidat til den pågældende stilling.

Endelig kan det være nødvendigt at indsamle oplysninger fra offentlige myndigheder, eksempelvis politiet (straffeattest).

5. Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på følgende behandlingsgrundlag:

5.1
Behandlingen er nødvendig for at indgå en ansættelseskontrakt/lærlinge/praktik/elevforhold, eller det er nødvendigt for at vi kan overholde en retlig forpligtelse, som påhviler os som arbejdsgiver. Det vil eksempelvis være dit navn og adresse, men kan også være krav om ren straffeattest for særlige funktioner.

5.2
Behandlingen er nødvendig for, at vi som din arbejdsgiver kan forfølge en legitim interesse (f.eks. kompetencer, erfaring, tidligere ansættelsesforhold, uddannelsesforhold, hvordan du præsterer. I en samarbejdsrelation, fraværsforhold, advarsler, personlighedskarakteristikker, fritidsinteresser etc.)

5.3
I særlige tilfælde, kan vi anmode om dit samtykke til behandling af personoplysninger til et eller flere specifikke formål (fx til behandling af resultater fra din personlighedstest).

6. Videregivelse af dine personoplysninger

Vi deler relevante og nødvendige personoplysninger om dig med eventuelle referencer, som du måtte have oplyst og som vi kontakter derefter. Det vil begrænses til relevant og nødvendige personoplysninger.

For så vidt angår indgåelse af aftaler for lærlinge, elever og praktikanter, kan vi dele dine personoplysninger med dit uddannelsessted, fagforening og/eller tillidsrepræsentanten.

Personoplysninger kan også blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, at vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret.

Endelig kan personoplysningerne blive delt med vores databehandlere, dvs. virksomheder som efter vores instruks behandler personoplysninger på vores vegne, samt til andre relevante medarbejdere inden for Vølund Varmeteknik. Vølund Varmeteknik er en del af NIBE AB-koncernen, og undtagelsesvist kan der blive videregivet personoplysninger inden for koncernen.

7. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi beholder dine personoplysninger så længe, som ansættelsesprocessen pågår. Vi vil slette dine personoplysninger senest 3 år efter der er truffet endelig beslutning om ansættelsen af en anden end dig, medmindre vi har pligt til eller særligt brug for at beholde dem, eksempelvis til imødegåelse af et retskrav. Bliver du ansat, vil vi beholde oplysningerne som beskrevet i vores interne persondatapolitik for medarbejdere.

Du kan på ethvert tidspunkt i et forløb give udtryk for, at du ikke ønsker at gå videre. Vi vil i så fald slette dine personlige oplysninger i overensstemmelse med vores sletningsprincipper. Det vil som udgangspunkt være senest 3 år efter du har anmodet om ikke at gå videre. Vi vil kun opbevare dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at forfølge et legitimt formål, imødegå, fastlægge eller forsvare et retskrav, eller hvad der er påkrævet i henhold til gældende ret.

8. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder:

• Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
• Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring. De personoplysninger, som vi behandler som led i en jobansøgning mv., vil dog ikke indgå i markedsføring.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
• Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
• Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet, hvis du ønsker af afgive en officiel klage.

Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet eller ret til at blive slettet i det konkrete tilfælde. Det vil afhænge af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.

Sidst opdateret: [04-02-2022]