Særlig information til kunder og kontaktpersoner hos kunder, samarbejdsparter og leverandører

Formål og behandlingshjemmel

Helt overordnet vil formålet med behandlingen af dine oplysninger være administration af dit/vores samarbejdsforhold, herunder i relation til levering af aftalte ydelser, forpligtelser, mv. Det betyder enhver form for interaktion, som en kunde, samarbejdspart eller leverandør har med VØLUND.

Inden et samarbejdsforhold er etableret, behandler vi kun personoplysninger om den potentielle kunde/samarbejdspart/leverandør og kontaktpersoner med henblik på markedsføring og salgsinitiativer.

Typer af personoplysninger om vores kunder mv. og hvor vi får dem fra

Inden et samarbejdsforhold etableres, kan VØLUND til brug for leads og anden salgskontakt indsamle følgende personoplysninger om en potentiel kunde, samarbejdspart eller leverandør, samt en fysiske kontaktperson, eksempelvis medarbejder(e), hvis der er tale om en juridisk person:

• navn
• arbejdsadresse
• arbejdstelefonnummer
• arbejdsmailadresse
• virksomhed
• stilling
• ejerforhold
• forretningsmæssige relationer

Vi indsamler personoplysninger om mulige kunder og kontaktpersoner via offentliggjorte personoplysninger, eksempelvis via CVR, hjemmeside eller LinkedIn.

I forbindelse med etablering af og under det løbende samarbejdsforhold kan VØLUND indsamle yderlige personoplysninger, eksempelvis medarbejder(e), hvis der er tale om en juridisk person:

• navn
• arbejdsadresse
• arbejdstelefonnummer
• arbejdsmailadresse
• virksomhed
• stilling
• ejerforhold
• forretningsmæssige relationer
• bankoplysninger relateret til samarbejdet
• regnskabsoplysninger
• Oplysninger tilknyttet køb og købshistorik
• Oplysninger knyttet til vores samarbejde, herunder opgaver, services mv.

I forbindelse med administrationen af samarbejdsforholdet kan vi også have brug for at indsamle og behandle supplerede personoplysninger i forbindelse med eksempelvis myndighedsbehandlinger.

Hvis behandlingen ikke er dækket af informationen i denne politik, vil personen i så fald blive orienteret herom, medmindre personen allerede er bekendt med indsamlingen og behandlingen, eller personens interesse i at blive orienteret herom må vige for afgørende hensyn til offentlige eller private interesser, eller der er tale om håndhævelse af civilretlige krav o. lign.

Vi indsamler personoplysningerne fra kunden eller kontakten selv, eller fra kundens hjemmeside, fra LinkedIn eller andre offentligt tilgængelige kilder. Til brug for opfyldelsen af vores aftaler, kan vi tillige indsamle personoplysninger om kunden eller kontakten fra offentlige byggemyndigheder.

Vi indsamler kun nødvendige og relevante almindelige personoplysninger. Vi vil ikke indsamle følsomme personoplysninger, personnummer eller straffeoplysninger om kunder eller kontaktpersoner, medmindre det er påkrævet af lovgivningen.

Behandlingshjemmel

Normalt behandler vi kun almindelige personoplysninger om vores kunder og samarbejdsparter mv. Hvis det desuagtet bliver nødvendigt at behandle andre typer personoplysninger, vil dette skyldes, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Skulle du blive anmodet om at give samtykke til en behandling, vil samtykke indeholde mere specifik information om sletning af de pågældende personoplysninger.

Vi behandler kun personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt for samarbejdsforholdet, herunder som dokumentation for opfyldelse af vores aftaleretlige forpligtelser, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b. De pågældende oplysninger er nødvendige for, at vi kan entydigt identificere personen eller selskabet og til brug for kommunikation, samt administrere samarbejdsforholdet og opfylde vores aftaler.

Det kan også være nødvendigt i forhold til de retlige forpligtelser, som vi er underlagt i henhold til dansk ret, jf. artikel 6, stk. 1, litra c. Vi kan også behandle personoplysninger på grundlag af Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f, idet behandlingen i så fald vil være nødvendig af hensyn til at gennemføre vores service, leverancer og levere vores ydelser, og hvor behandlingen ikke kan anses at krænke dig eller nogle af dine rettigheder.

Hvis vi undtagelsesvis behandler følsomme personoplysninger, vil det ske i medfør af Databeskyttelsesforordningen 9, stk. 2, litra f, der vedrører håndhævelse eller imødegåelse af juridiske krav eller på grundlag af et samtykke, jf. artikel 9, stk. 2, litra a.

Services og nyhedsbrev

Som ejer af et varmeteknisk produkt, kan du have pligt til at få anlægget serviceret af en autoriseret installatør. Har VØLUND været involveret i installationen af anlægget, vil du som en del af vores services modtage information om denne pligt, og du har mulighed for at tilmelde dig et service-abonnement for at sikre, at du opfylder den lovgivningsfastsatte forpligtelse.

Har VØLUND leveret services til dig, vil du modtage en servicerapport. Personoplysninger knyttet til servicebesøget og servicerapporten vil blive opbevaret så længe det er nødvendigt. Det vurderes ud fra vores garantiforpligtelser, reklamationsforpligtelser, lovgivningsmæssige krav til dokumentation, herunder også bogførings- og regnskabsmæssige forpligtelser.

Du kan via vores hjemmeside eller i forbindelse med eksempelvis events, messer o.lign. tilmelde dig vores nyhedsbreve.

Nyhedsbrevene vil indeholde markedsføring og anden information, og behandlingen vil ske på grundlag af dit samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om til- og afmelding af nyhedsbreve på vores hjemmeside eller via nyhedsmails.

Hvem deler vi dine oplysninger med

Personoplysninger kan blive videregivet til andre kunder, samarbejdsparter, rådgivere og/eller leverandører, i fald det er nødvendigt i forhold til vores aftaler eller til brug for opfyldelse af vores forpligtelser. Personoplysninger kan også blive videregivet til offentlige myndigheder i det omfang, at vi er forpligtet hertil i henhold til dansk ret. Endelig kan personoplysningerne blive delt med vores databehandlere.

Hvis du anmoder om et tilbud, videregives dine kontaktoplysninger til vores samarbejdspart, som fremsender tilbuddet til dig.

Sletning

Når der er etableret en aftale om et samarbejdsforhold, herunder en aftale om levering af produkter og/eller services, vil vi som udgangspunkt opbevare personoplysninger indtil, at ethvert krav i forbindelse med aftalen er forældet, garantiforpligtelser er udløbet og/eller vi ikke længere har lovgivningsmæssig pligt til at behandle personoplysninger. Herefter vil de blive slettet.

Vi kan dog opbevare nogle personoplysninger i kortere eller længere tid, hvis personoplysningerne ikke længere er relevante, eller hvis de er relevante for et eventuelt senere krav, eller hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse, som følger af dansk ret, eller hvis et retskrav skal fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Under hensyntagen til anden relevant lovgivning og ansvarsforsikringer, vil personoplysninger normalt blive slettet ikke senere end 10 år efter at samarbejdsforholdet må fastslås som ophørt, medmindre vi specifikt aftaler en længere opbevaringsperiode, eller vi har skal overholde eventuelle garantiforpligtelser. I så fald vil garantiperioderne være gældende, og ikke de sædvanlige sletteregler.

Vi kan også lade personoplysninger indgå i vores sædvanlige backup-procedurer, og de vil blive slettet i overensstemmelse med fornyelse af backup.

Såfremt du ikke tilmelder dig et abonnement, vil dine personoplysninger blive slettet efter 2 år.

Ved tilmelding til serviceabonnement, vil vi behandle dine personoplysninger så længe abonnementet er aktivt. Dine personoplysninger vil blive slettet, når vores garantiforpligtelser i forhold til vores services under abonnementet ophører, eller når vi ikke i medfør af lovgivning eller lignende, er forpligtet til at behandle dine personoplysninger.

Har du anmodet om et tilbud, vil vi til brug for fremsendelse af tilbud, samt til brug for at sikre, at tilbuddet er afsendt og eventuel korrespondance i den forbindelse behandle dine kontaktoplysninger i 24 måneder efter at du har anmodet om et tilbud.

Hvis en potentiel kunde, samarbejdspart eller leverandør, eller dennes kontaktperson, ikke reagerer på vores henvendelser, slettes oplysningerne. Hvis henvendelse aktivt afvises, beholder vi navn og virksomhed, således at vi kan sikre os, at vi ikke henvender os igen. Disse oplysninger slettes efter 2 år.

Har du trukket dit samtykke tilbage, vil vi fortsat behandle de personoplysninger, som er nødvendige for at dokumentere din til og framelding i 2 år.

Dataansvarlig

VØLUND vil være dataansvarlig for behandlingen af kundens personoplysninger. Se mere om VØLUND under Generelt.

Rettigheder

Du har som kunde eller kontaktperson for en kunde en række rettigheder, eksempelvis ret til indsigt i behandlingen af personoplysninger og ret til at få personoplysninger slettet. Rettighederne kan dog være begrænsede til bestemte situationer eller underlagt visse betingelser. For nærmere oplysning om de registreredes rettigheder, herunder anmodning om udøvelse heraf, kan vi henvise til Rettigheder.